Heb je openstaande facturen die niet worden voldaan? Het is frustrerend wanneer een klant de factuur niet betaalt. De betalingstermijn is verstreken, je hebt goed werk afgeleverd, maar de betaling blijft uit. Voor bedrijven, en zeker voor zzp’ers, is het al snel een probleem als een factuur niet wordt betaald.

Ontdek onze 6 waardevolle tips om ervoor te zorgen dat je betalingen op tijd ontvangt.

Facturen betaald krijgen gaat niet automatisch

Om ervoor te zorgen dat facturen op tijd betaald worden, is het belangrijk om tijdig betalingsherinneringen te sturen en een duidelijk debiteurenbeheer beleid op te stellen.

Hiermee laat je zien dat je de betaling serieus neemt en voorkom je betalingsachterstanden. In de volgende secties zullen we zes waardevolle tips delen om ervoor te zorgen dat je facturen op tijd betaald worden, inclusief het versturen van betalingsherinneringen en het opstellen van een duidelijk debiteurenbeheer beleid.

Wij kunnen je volledig ontzorgen,  met een goed debiteurenbeheer.

Tip 1: Communiceer duidelijk over de betalingstermijn

Een van de belangrijkste stappen om ervoor te zorgen dat openstaande facturen op tijd betaald worden, is door duidelijk te communiceren over de betalingstermijn.

Het is belangrijk om deze termijn duidelijk op de factuur te vermelden en het voor klanten gemakkelijk te maken om deze te begrijpen. Hierdoor weten zij precies wanneer de betaling verwacht wordt en voorkom je misverstanden of vertragingen.

De betalingstermijn is de periode waarin de klant de factuur moet betalen. Dit kan variëren van 14 tot 30 dagen of langer, afhankelijk van wat je hebt afgesproken. Zorg ervoor dat de betalingstermijn realistisch is en aansluit bij de verwachtingen van de klant.

Door de betalingstermijn duidelijk te vermelden op de factuur, weet de klant wanneer de betaling verwacht wordt. Dit voorkomt onduidelijkheid en zorgt ervoor dat de factuur op tijd betaald wordt.

Tip 2: Stuur tijdig betalingsherinneringen

Wanneer klanten niet op tijd betalen, kan het versturen van betalingsherinneringen helpen om hen te herinneren aan hun openstaande rekeningen. Om dit beleid efficiënt toe te passen, raden wij aan om vooraf een duidelijk beleid op te stellen.

Zorg ervoor dat je in je beleid duidelijk vermeldt wanneer je betalingsherinneringen stuurt en hoe vaak je dit doet. Door klanten op de hoogte te stellen van deze regels, weten zij wat ze kunnen verwachten en vermijd je onnodige discussies of onenigheden.

De betalingsherinnering moet duidelijk en vriendelijk geformuleerd zijn. Vergeet niet om de factuurdatum, het factuurnummer, de vervaldatum, het openstaande bedrag en de betalingsinstructies te vermelden. Als het om een tweede of derde betalingsherinnering gaat, kun je ook verwijzen naar de eerdere betalingsherinneringen die zijn verstuurd.

TIP: Voeg in de betalingsherinnering ook een uiterste betaaldatum toe, zodat klanten weten dat er bij geen betaling na deze datum verdere stappen genomen worden.

Vergeet niet dat het versturen van betalingsherinneringen niet alleen belangrijk is om openstaande rekeningen te innen maar ook voor het onderhouden van een professionele relatie met je klanten. Het stelt ze in staat om op tijd te betalen en kan eventuele misverstanden of ontevredenheid over eventuele fouten in de facturatie voorkomen.

Tip 3: Bied verschillende betaalmethoden aan

Het is belangrijk om het klanten zo gemakkelijk mogelijk te maken om hun factuur te betalen. Door verschillende betaalmethoden aan te bieden, vergroot je de kans dat ze daadwerkelijk betalen.

Er zijn verschillende manieren om een factuur te betalen, waaronder bankoverschrijving, iDEAL, creditcard, en PayPal. Zorg ervoor dat je alle opties aanbiedt en communiceer dit duidelijk op je facturen. Zo kunnen klanten de methode kiezen die het beste bij hen past.

Overzicht van betaalmethoden: voor- en nadelen

Door verschillende betaalmethoden aan te bieden, maak je het gemakkelijk voor klanten om hun factuur te betalen en vergroot je de kans op een tijdige betaling.

Dit kan vooral belangrijk zijn als je te maken hebt met klanten die niet betalen, zoals bijvoorbeeld bij ZZP’ers.

Tip 4: Maak gebruik van een incassobureau voor bedrijven en ZZP

Als het innen van facturen een uitdaging blijft, is het verstandig om een incassobureau in te schakelen. Bij Breyta zijn we gespecialiseerd in het incasseren van facturen voor bedrijven en ZZP’ers.

Wij begrijpen dat het innen van facturen tijdrovend en soms moeilijk kan zijn. Daarom bieden wij onze expertise aan om jou te ondersteunen bij het innen van je facturen.

Onze aanpak is gericht op het behouden van de relatie tussen jou en je klanten, terwijl we er tegelijkertijd voor zorgen dat betalingen op tijd worden ontvangen.

We beginnen altijd met het versturen van een vriendelijke maar duidelijke herinnering aan de klant. Als er nog steeds niet wordt betaald, gaan we verder met het verzenden van aanmaningen en bellen we de klant indien nodig.

No cure , No pay

Bij Breyta incassobureau werken we op no-cure-no-pay-basis. Dit betekent dat we alleen kosten in rekening brengen als we erin slagen om de betaling te innen.

Bovendien rekenen we geen incassokosten aan de klant, omdat deze kosten volgens de wet voor rekening van de schuldenaar zijn.

Als het nodig is om een gerechtelijke procedure te starten, kunnen we ook juridische ondersteuning bieden.

We hebben een netwerk van advocaten die gespecialiseerd zijn in het incasseren van openstaande facturen. Dankzij onze expertise kunnen we je helpen om de kosten en risico’s van een gerechtelijke procedure te minimaliseren.

Als je hulp nodig hebt bij het innen van facturen, neem dan vrijblijvend contact op. We helpen je graag verder.

Tip 5: Stel een duidelijk debiteurenbeheer beleid op

Een goed debiteurenbeheer beleid is essentieel voor het op tijd innen van facturen. Het is belangrijk om duidelijke procedures te hebben voor het opvolgen van niet betalende klanten.

Door een gestructureerde aanpak voorkom je betalingsachterstanden en zorg je voor een efficiënte financiële administratie.

Wat is een goed debiteurenbeheer?

Om een duidelijk debiteurenbeheer beleid te hebben, kun je de volgende procedures toepassen:

• • Stuur duidelijke betalingsvoorwaarden mee met de factuur

  • Stuur tijdig betalingsherinneringen

  • Neem telefonisch contact op wanneer een betaling uitblijft

  • Maak duidelijke afspraken over de betalingsregeling wanneer nodig

  • Stuur een laatste aanmaning voordat je verdere stappen onderneemt

Door deze procedures consequent toe te passen, zorg je ervoor dat klanten weten waar ze aan toe zijn en wat ze kunnen verwachten bij het niet tijdig betalen van facturen. Dit voorkomt onduidelijkheid en vermindert het risico op onbetaalde facturen.

Financiële administratie

Een goed debiteurenbeheer beleid is ook belangrijk voor een efficiënte financiële administratie. Door het op tijd innen van facturen, zorg je voor een gezonde cashflow. Dit maakt het mogelijk om investeringen te doen en de groei van je bedrijf te bevorderen. Door een gestructureerde financiële administratie te hebben, kun je de financiële gezondheid van je bedrijf bewaken en tijdig bijsturen waar nodig.

Daarnaast voorkomt een goed debiteurenbeheer beleid dat je onnodig tijd en geld kwijt bent aan het innen van facturen of juridische procedures. Dit bespaart kosten en zorgt ervoor dat je je kunt richten op de groei van je bedrijf.

Tip 6: Zorg voor goede klantrelaties

Een goede relatie met je klanten kan bijdragen aan het voorkomen van betalingsproblemen. We raden aan om regelmatig met je klanten te communiceren en uitstekende klantenservice te bieden. Zorg ervoor dat je altijd bereikbaar bent voor vragen of problemen, en neem de tijd om te luisteren naar hun feedback.

Door een sterke band op te bouwen met je klanten, vergroot je de kans dat ze op tijd betalen. Het is belangrijk om te onthouden dat je klanten ook ondernemers zijn, en dat ze soms te maken kunnen hebben met financiële uitdagingen of andere problemen. Door begrip te tonen en samen te werken aan oplossingen, kun je de relatie met je klant versterken en mogelijke betalingsproblemen voorkomen.

Waarom goede klantrelaties belangrijk zijn voor het innen van openstaande facturen

Als een klant niet betaalt, kan het verleidelijk zijn om snel over te gaan tot het sturen van betalingsherinneringen en zelfs het inschakelen van een incassobureau.

Maar voordat je deze stappen onderneemt, is het belangrijk om te overwegen wat er aan de hand kan zijn. Misschien heeft de klant wel problemen met zijn eigen cashflow, of is er een misverstand ontstaan over de factuur.

Door een goede relatie met je klant op te bouwen, voorkom je onnodige escalatie en kun je betalingsproblemen op een effectievere manier oplossen. Door open en transparant te communiceren, kun je samenwerken aan een oplossing die voor beide partijen werkt. Dit kan resulteren in een betere cashflow voor jouw bedrijf en een tevreden klant die in de toekomst mogelijk weer bij je terugkomt.

Je factuur betaald krijgen als zzp’er