Aanmaning versturen: voorbeeld en regels voor zakelijke en particuliere klanten

Wat is een aanmaning?

Met een aanmaning vraag je je klant zakelijk en duidelijk om een factuur te betalen waarvan de betaaltermijn al verlopen is. Het verschil met een betalingsherinnering zit in de toon en de gevolgen. Een herinnering gaat ervan uit dat je klant de factuur is vergeten. Een aanmaning stelt een laatste datum en zegt wat er gebeurt als die datum verloopt.

Een aanmaning wordt ook wel sommatie genoemd. Hoe je een vriendelijke eerste herinnering opstelt, lees je in onze blog over een betalingsherinnering versturen.

Wanneer stuur je een aanmaning?

Stuur een aanmaning pas als een herinnering en een telefoontje niets hebben opgeleverd. Breyta adviseert deze volgorde.

1. Twee werkdagen na de vervaldatum stuur je een betalingsherinnering met een nieuwe termijn van zeven tot tien dagen.
2. Is er daarna nog niet betaald, bel je klant dan. Vaak hoor je meteen waarom er niet betaald is.
3. Blijft betaling uit, stuur dan een aanmaning met een duidelijke laatste termijn.
4. Heb je twee schriftelijke aanmaningen gestuurd en één keer gebeld zonder resultaat, dan is het tijd voor een incassobureau.

Wil je weten wat je nog meer kunt doen als je klant niet betaalt, lees dan onze blog over een factuur die niet betaald wordt.

Wat moet er in een aanmaning staan?

Een goede aanmaning laat geen ruimte voor twijfel. Zet deze gegevens erin.

• Je eigen bedrijfsgegevens en die van je klant.
• Het factuurnummer, de factuurdatum en waarvoor de factuur is.
• Het openstaande bedrag.
• Dat je eerder een betalingsherinnering hebt gestuurd, met de datum.
• Een duidelijke uiterste betaaltermijn. Bij een particulier gebruik je de vaste formulering van de 14-dagenbrief (zie hieronder).
• Je rekeningnummer en het factuurnummer als betalingskenmerk.
• Wat er gebeurt als er niet op tijd betaald wordt, bijvoorbeeld dat je de vordering uit handen geeft en welke incassokosten dan gelden.
• Hoe je klant je kan bereiken als er iets niet klopt aan de factuur.

Aanmaning aan een particulier: de 14-dagenbrief

Is je klant een particulier, dan mag je pas incassokosten rekenen als je eerst een kosteloze aanmaning hebt gestuurd. Dat is de 14-dagenbrief, ook wel WIK-brief genoemd. De regels staan in artikel 6:96 van het Burgerlijk Wetboek (wetten.overheid.nl).

• De betaaltermijn is minimaal 14 dagen en begint op de dag nadat je klant de brief heeft ontvangen. De Rechtspraak adviseert de formulering: "Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd" (aanbeveling over de 14-dagenbrief).
• Je noemt het exacte bedrag aan incassokosten dat je rekent als er niet binnen die termijn wordt betaald. Dat bedrag reken je uit met de wettelijke staffel, bijvoorbeeld met onze rekenhulp voor incassokosten.
• De brief zelf is gratis. Je mag voor de aanmaning geen kosten rekenen.
• Bewaar bewijs dat je de brief hebt verstuurd en dat hij is aangekomen. Kun je dat niet laten zien, dan wijst een rechter de incassokosten af.

Voorbeeld aanmaning voor een particuliere klant

Vul de gegevens tussen haken zelf in.

Onderwerp: Aanmaning factuur [factuurnummer]

Beste [naam],

Op [datum herinnering] stuurden wij je een betalingsherinnering voor factuur [factuurnummer] van [factuurdatum] voor [omschrijving]. Wij hebben het bedrag van € [bedrag] nog niet ontvangen.

Wij verzoeken je dit bedrag te betalen binnen 14 dagen vanaf de dag nadat deze brief bij je is bezorgd. Maak het over naar [IBAN] ten name van [bedrijfsnaam], onder vermelding van [factuurnummer].

Betaal je niet binnen deze termijn, dan dragen wij de vordering over aan een incassobureau. Je bent dan naast het openstaande bedrag ook incassokosten verschuldigd van € [bedrag volgens de staffel], en de wettelijke rente.

Heb je inmiddels betaald, dan kun je deze brief als niet verzonden beschouwen. Klopt er iets niet aan de factuur, neem dan contact met ons op via [telefoonnummer] of [e-mailadres].

Met vriendelijke groet,
[naam]
[bedrijfsnaam]

Aanmaning aan een bedrijf

Bij een zakelijke klant gelden minder strenge regels. Een 14-dagenbrief is niet verplicht, en vanaf de dag na de vervaldatum mag je de wettelijke handelsrente rekenen. Die is sinds 1 juli 2026 10,4 procent per jaar (Rijksoverheid). Staat er in je algemene voorwaarden niets anders over de incassokosten, dan geldt dezelfde wettelijke staffel als bij particulieren.

Toch raden we ook bij bedrijven een duidelijke laatste termijn aan, bijvoorbeeld van zeven of veertien dagen. Dan kan je klant achteraf nooit zeggen dat hij niet wist wat er ging gebeuren.

Voorbeeld aanmaning voor een zakelijke klant

Vul de gegevens tussen haken zelf in.

Onderwerp: Aanmaning factuur [factuurnummer]

Geachte heer/mevrouw [naam],

Volgens onze administratie staat factuur [factuurnummer] van [factuurdatum] voor [omschrijving] nog open. Het gaat om € [bedrag]. De betaaltermijn is verlopen op [vervaldatum], en op onze betalingsherinnering van [datum] hebben wij geen reactie ontvangen.

Wij verzoeken u het bedrag uiterlijk op [datum] over te maken naar [IBAN] ten name van [bedrijfsnaam], onder vermelding van [factuurnummer].

Is het bedrag op die datum niet ontvangen, dan dragen wij de vordering zonder verdere aankondiging over aan een incassobureau. De incassokosten en de wettelijke handelsrente komen dan voor uw rekening.

Heeft u vragen over deze factuur, of is er een reden waarom u nog niet heeft betaald, neem dan vóór [datum] contact met ons op via [telefoonnummer] of [e-mailadres].

Met vriendelijke groet,
[naam]
[bedrijfsnaam]

Tips voor een aanmaning die werkt

• Verstuur hem per e-mail én per post. Zo heb je bewijs dat je klant hem heeft ontvangen. Bij een particulier heb je dat bewijs nodig om incassokosten te mogen rekenen.
• Bel ook. Een telefoontje levert vaak sneller een betaling of een afspraak op dan een brief, en je hoort meteen of er een probleem met de factuur is.
• Blijf zakelijk. Een aanmaning is streng, maar niet boos. Zo blijft de relatie met je klant goed, ook als hij te laat betaalt.
• Noem alleen gevolgen die je ook uitvoert. Kondig je een incassobureau aan, schakel er dan ook een in als de termijn verloopt. Anders neemt je klant de volgende aanmaning niet serieus.
• Leg afspraken schriftelijk vast. Vraagt je klant om uitstel of een betalingsregeling, bevestig dan per e-mail welke bedragen hij wanneer betaalt.
• Laat een vordering niet liggen. Een vordering verjaart in de regel na vijf jaar. Een schriftelijke aanmaning waarin je duidelijk betaling eist, stuit die verjaring.

Je klant betaalt niet na de aanmaning: wat nu?

Komt er na je aanmaning nog geen betaling, dan zijn er twee vervolgstappen bij Breyta.

• Pré-incasso, vanaf € 19,99 per debiteur. Breyta stuurt je klant binnen één werkdag een aanmaning per e-mail en per brief op briefpapier van Breyta. Je klant betaalt hiervoor geen incassokosten, dus de relatie blijft goed. Lees hoe de pré-incasso van Breyta werkt.
• Incassotraject, € 34,95 opstartkosten. Daarna werkt Breyta op basis van no cure, no pay. Betaalt je klant volledig, dan betaalt hij ook de incassokosten. Bij gedeeltelijke betaling betaal je 15 procent provisie over het geïnde bedrag, met een minimum van € 40. Bij een particuliere klant stuurt Breyta zelf eerst de 14-dagenbrief.

Alle bedragen vind je op de pagina met onze tarieven.