Wanbetaler(s): veel ondernemers krijgen er vroeg of laat mee te maken. Wat begint met een vriendelijke herinnering kan uitlopen tot een hoofdpijndossier. Na meerdere herinneringen zonder resultaat te hebben verstuurd besluit u een incassobureau in te schakelen. Wij kunnen ons voorstellen dat u incasseringen niet aan de eerste de beste incasseur uitbesteed. De wanbetalers in kwestie zijn tenslotte wel uw klanten. Een goede en volledige oriëntatie kan u helpen om van de samenwerking met een incassobureau een succes te maken. Maar welke informatie heeft u nodig om tot een goede keuze te komen? Dat hebben we voor u opgesomd aan de hand van drie facetten: het slagingspercentage, de werkwijze en kosten. 

 

Het slagingspercentage

Succes uit het verleden geeft een idee voor de toekomst. Dat geldt ook voor incassotrajecten. Om het succes van een incassobureau te weergeven, wordt doorgaans gebruikgemaakt van het slagingspercentage. Dit percentage laat zien hoeveel incassotrajecten een succesvolle afronding hebben behaald. Het slagingspercentage geeft een indicatie, maar is niet alleszeggend. Een slagingspercentage van 90% krijgt bijvoorbeeld een hele andere betekenis als blijkt dat het op slechts tien kleine vorderingen is gebaseerd. Daarnaast kan een incassobureau ervoor kiezen om ook trajecten mee te rekenen die niet tot een volledige betaling zijn gekomen, maar op een andere manier zijn opgelost. Vraag daarom altijd door. Vragen die u kunt stellen om inzicht te krijgen in het succes van een incassobureau, zijn:

  • Wat verstaat het kantoor onder het slagingspercentage?
  • Op welk aantal trajecten is het slagingspercentage gebaseerd?
  • Zijn er recente voorbeelden uit uw branche beschikbaar?
  • Wat is het gemiddelde vorderingsbedrag van zowel voltooide als onvoltooide incassotrajecten?

 

De werkwijze

Wanneer u een incassobureau inschakelt, zal het in veel gevallen wenselijk zijn om de klantrelatie enigszins goed te houden. Gaat een incasseerder niet op de juiste manier om met uw debiteuren, dan komt de relatie tussen uw bedrijf en de klant in gevaar. Bij negatieve gevolgen van bijvoorbeeld een zeer agressieve aanpak is uw bedrijf degene die de lasten draagt. Anderzijds wilt u natuurlijk wel dat de openstaande factuur betaald wordt, dus een te zachte aanpak is ook niet gewenst. Om uit te vinden of een incassobureau bij uw wensen past en een klantrelatie kan behouden, kunt u de werkwijze onder de loep nemen. Hierin kan communicatie de sleutel tot succes zijn. 

 

Communicatie 

Het incassobureau zal in opdracht van uw bedrijf de openstaande schulden innen. De juiste manier van communiceren is daarbij allesbepalend voor het behouden of verliezen van een degelijke klantrelatie. Omdat iedere klantrelatie anders is, is er geen standaard aanpak die op alle klantrelaties toepasbaar is. U wilt er op kunnen vertrouwen dat een incassobureau per situatie bekijkt wat de beste manier van communiceren is, welk communicatiemiddel daarbij past en daarnaar handelt. Het is goed om hier wat vragen over te stellen.

 

Wat doet het incassobureau en wat niet

Om te voorkomen dat de klantrelatie in gevaar wordt gebracht, is het ook belangrijk om af te stemmen wat het incassobureau wel en niet doet. Zo is het belangrijk om een afspraak te maken over het opvoeren van druk en eventuele grenzen die daaraan zitten. Ook het wel of niet oppakken van kleinere facturen is een punt dat niet bij de afspraken mag ontbreken. Kortom: stel de juiste vragen en wees specifiek over uw wensen wanneer u een incassobureau inschakelt.

 

Kwaliteit dossierbehandeling

Het eerder genoemde slagingspercentage wordt ook sterk beïnvloed door de kwaliteit die het incassobureau levert. Deze kwaliteit is weer afhankelijk van de kennis en ervaring van de medewerker die het dossier behandeld. Een kundige incasseur heeft aantoonbare ervaring in incasseren, procederen en deurwaarderswerkzaamheden en weet zich goed aan te passen aan de klant. Ook de hoeveelheid dossierbehandelaars kan van invloed zijn. U kunt u voorstellen dat regelmatige wisseling effect heeft op het slagingspercentage en het algehele gevoel van zakendoen. 

 

De kosten 

Ten slotte mag bij het zoeken naar een incassobureau het kostenplaatje niet ontbreken. Dit bestaat uit kosten voor u als opdrachtgever en/of kosten voor de wanbetaler. Denk hierbij aan incassokosten, voorschotkosten bij een juridisch traject, dossierkosten en overige kosten voor bijvoorbeeld het opvragen van een KvK-uittreksel. Het tarief dat u betaalt voor het uit handen geven van een incassotraject is uiteindelijk afhankelijk van het incassobureau, het beleid en de kostenpercentages. Daarnaast speelt de hoogte van het te vorderen factuurbedrag mee en de hoeveelheid incasso’s die per jaar voor jouw bedrijf worden uitgevoerd kunnen ook nog invloed hebben op de totale kosten. Sommige incassobureaus bieden een werkwijze op basis van ‘no cure, no pay’ aan. Dat klinkt mooi, maar in veel gevallen zit er een addertje onder het gras. Zorg er daarom voor dat u inzicht heeft in het totale kostenplaatje en neem uitzonderingen hierin mee, bijvoorbeeld als er niets te halen valt. Naast kosten voor de opdrachtgever, is het ook goed om te weten welke kosten het incassobureau aan de wanbetaler rekent. Zo is het gebruikelijk om incassokosten (deels) aan de wanbetaler aan te rekenen. Het is belangrijk om hier duidelijke afspraken over te maken met de incasseur.